Protokoll schreiben – So gelingt Ihnen eine effektive Dokumentation

Welche Arten von Protokollen werden unterschieden? 

Bei der Erstellung von Protokollen werden im Allgemeinen zwei Arten unterschieden: das Ergebnisprotokoll und das Verlaufsprotokoll. 

Ein Ergebnisprotokoll fasst die wichtigsten Ergebnisse und Beschlüsse einer Sitzung, Veranstaltung oder Besprechung zusammen. Es konzentriert sich auf das Wesentliche und gibt einen klaren Überblick über das Geschehene.

Ein Verlaufsprotokoll hingegen hält den Ablauf einer Sitzung oder Veranstaltung detailliert fest. Es enthält alle relevanten Informationen wie Reden, Abstimmungen und Diskussionen. 

Beide Protokollarten haben Vor- und Nachteile. Das Ergebnisprotokoll ist kurz und prägnant, während das Verlaufsprotokoll eine umfassendere Dokumentation bietet. Die Wahl der Protokollart hängt von der Art der Veranstaltung und dem gewünschten Verwendungszweck ab.

Die Struktur eines erfolgreichen Protokolls (Vorlage)

Ein gelungenes Protokoll sollte mehr sein als nur eine nüchterne Zusammenfassung von Gesprächen. Es fungiert als unverzichtbares Instrument, das den Verlauf von Diskussionen, Entscheidungen und Aktionen festhält. Von der Aufnahme von To-Do-Listen bis hin zur klaren Darstellung von Verantwortlichkeiten – hier erfahren Sie, wie Sie ein Protokoll erstellen, das nicht nur informativ, sondern auch praxisorientiert ist. Die Grundstruktur eines Protokolls besteht aus verschiedenen Elementen, die Ihnen helfen, den Inhalt klar und strukturiert darzustellen. Wir haben diese deutschen Bausteine sowohl für mündliche als auch für schriftliche Anwendungen zusammengestellt, um Ihnen das Protokollieren zu erleichtern.

1. Die Kopfzeile: Beginnen Sie mit den wichtigsten Informationen wie Datum, Ort und Namen der Teilnehmer und Überschrift des Anlasses.

Textbausteine Deutsch:

• • • • Datum: Das Protokoll wurde am [Datum] erstellt.
      • Ort: Ort des Geschehens: [Ort]
      • Teilnehmer: Anwesende Teilnehmer: [Name 1], [Name 2], … oder Es waren folgende Personen anwesend: [Name 1], [Name 2], …
      • Überschrift des Anlasses: Betreff des Treffens: [Überschrift des Anlasses]

2. Begrüßung und Eröffnung: Begrüßen Sie die Teilnehmer und stellen Sie sicher, dass ihre Anwesenheit festgehalten wird.

Textbausteine Deutsch:

• • • • „Guten [Morgen/Tag/Nachmittag] an alle. Wir freuen uns, Sie heute hier begrüßen zu dürfen.“
      • „Wir möchten alle herzlich willkommen heißen und bedanken uns für Ihre Teilnahme an dieser Sitzung.“
      • „Die Sitzung ist eröffnet, und wir können beginnen.“
      • „Lasst uns mit der Tagesordnung fortfahren und die Sitzung offiziell eröffnen.“

• • • • Das Meeting begann um [Uhrzeit] mit einer herzlichen Begrüßung aller Teilnehmer durch [Ihren Namen oder den Namen des Vorsitzenden].
      • Es wurde sichergestellt, dass alle erwarteten Teilnehmer anwesend sind, und ihre Anwesenheit wurde festgehalten.
      • [Optional: Eine kurze Einleitung oder Eröffnungsansprache, in der die Ziele des Meetings oder der Anlass des Treffens erläutert werden kann.]

3. Tagesordnung: Listen Sie die Themen auf, die besprochen werden sollen.

Textbausteine Deutsch:

• • • • „Lassen Sie uns nun einen Blick auf die heutige Tagesordnung werfen. Diese wurde im Vorfeld der Sitzung verteilt und steht nun zur Überprüfung. Bitte teilen Sie uns mit, falls es zusätzliche Punkte gibt, die heute besprochen werden sollen.“

• • • • Die Tagesordnungspunkte für dieses Meeting waren wie folgt festgelegt:
        • [Tagesordnungspunkt 1 hier eintragen, z.B., Vorstellung neuer Projektvorschläge]
        • [Tagesordnungspunkt 2 hier eintragen, z.B., Statusupdate zu laufenden Projekten]
        • [Tagesordnungspunkt 3 hier eintragen, z.B., Diskussion von Budgetänderungen]
        • [Weitere Tagesordnungspunkte hier eintragen]

4. Diskussion der Tagesordnungspunkte: Fassen Sie die Diskussion zu jedem Tagesordnungspunkt zusammen, einschließlich Entscheidungen und offener Fragen.

Textbausteine Deutsch:

• • • • „Wir kommen nun zu unserem ersten Tagesordnungspunkt: [Tagesordnungspunkt].“
      • „Gibt es noch weitere Anmerkungen oder Ergänzungen zu diesem Punkt?“

• • • • Die Teilnehmer hatten die Möglichkeit, ihre Ansichten zu [Thema] auszutauschen.
      • Es entstand eine lebhafte Diskussion über [Thema].
      • [Zusammenfassung der Diskussion, getroffenen Entscheidungen und offenen Fragen].
      • Die verschiedenen Standpunkte wurden ausführlich besprochen.

5. To-Do-Liste und Zuständigkeiten: Aufgaben, die sich aus der Diskussion ergeben haben, notieren, Verantwortlichkeiten zuweisen und Fristen setzen.

Textbausteine Deutsch:

• • • • Es wurde beschlossen, [Entscheidung] umzusetzen.
      • Nach Abwägung der Vor- und Nachteile einigten sich die Teilnehmer auf [Entscheidung[Name] wurde beauftragt, [Aufgabe] bis zum [Datum] zu erledigen.
      • Basierend auf unserer Diskussion haben wir folgende Aufgaben identifiziert: [Auflistung der Aufgaben]. Diese Aufgaben werden wie folgt verteilt: [Zuweisung der Verantwortlichkeiten]. Bitte beachten Sie die jeweiligen Fristen, bis wann diese Aufgaben erledigt sein sollten.

6. Termine und nächstes Treffen: Nächste Termine mitteilen, um die Planung voranzutreiben.

Textbausteine Deutsch:

• • • • Die nächsten wichtigen Termine und das Datum des nächsten Meetings sind wie folgt festgelegt worden:
        • [Nächster Termin 1 hier eintragen, z.B., Workshop am 15. Oktober 2023]
        • [Nächster Termin 2 hier eintragen, z.B., Quartalsbesprechung am 5. November 2023]
      • Ort und Uhrzeit des nächsten Treffens:
        • [Ort des nächsten Meetings hier eintragen, z.B., Konferenzraum A]
        • [Uhrzeit des nächsten Meetings hier eintragen, z.B., 10:00 Uhr]

7. Weitere Anmerkungen und Fragen: Bietet Raum für weitere Anmerkungen und Fragen der Teilnehmer.

Textbausteine Deutsch:

• • • „Nun ist Raum für weitere Anmerkungen und Fragen der Teilnehmer:innen. Bitte zögern Sie nicht, Ihre Gedanken mündlich oder schriftlich zu teilen, damit wir alle wichtigen Aspekte erfassen können.“

• • • Im Verlauf des Meetings wurden folgende Anmerkungen und Fragen festgehalten:
      [Anmerkung/Frage 1 hier eintragen]
      [Anmerkung/Frage 2 hier eintragen]
    • Diskussion und Ergebnisse:
      [Ergebnis der Diskussion zu Anmerkung/Frage 1 hier eintragen, z.B., ob sie akzeptiert oder geklärt wurde]
      [Ergebnis der Diskussion zu Anmerkung/Frage 2 hier eintragen]
    • Offene Fragen:
      [Offene Frage 1 hier eintragen, falls keine direkte Antwort im Meeting gegeben wurde]
      [Offene Frage 2 hier eintragen]

9. Schlussbemerkungen und Verabschiedung: Fassen Sie die wichtigsten Punkte noch einmal zusammen und bedanken Sie sich bei den Teilnehmern. 

Textbausteine Deutsch:

• • • Die Sitzung wurde um [Uhrzeit] beendet.
    • Zusammenfassend wurde besprochen, dass [Zusammenfassung der wichtigsten Punkte].
    • Das Protokoll wird den Teilnehmern und Teilnehmerrinnen zur Bestätigung zugesandt.

Damit haben Sie ein solides Grundgerüst für Ihr Verlaufs- oder Besprechungsprotokoll.